HƯỚNG ĐẠO VÀ HỘI HỌP

 

Hướng đạo là một phong trào giáo dục theo phương pháp Hàng đội, mọi hoạt động đều xuất phát từ các buổi họp. 

Bởi thế, khi đọc cuốn “Chuẩn bị, điều khiển và lượng giá buổi họp” (Konferenzen erfolgreich vorbereiten, leiten, auswerten) của Tiến sĩ Karlfried Hans, tôi thấy cần phải ghi lại những kinh nghiệm quý giá này cho các bạn.

Cuốn sách được viết cho các nhà Quản trị, Giám đốc, Chủ sự, Trưởng phòng … những người trực tiếp liên hệ tới việc tổ chức hội nghị, hội họp, thảo luận. Nhưng nó cũng được viết cho Bạn và tôi, những người thường xuyên tổ chức các buổi họp đội, họp đoàn. Bởi vì “hội họp”, “hội nghị”,“hội ý” hay “đại hội”, “nghị hội” … thì nội dung cũng chỉ là một. Trao đổi tin tức, đóng góp ý kiến, để tìm ra kết luận chung.

Kinh nghiệm của Tiến sĩ K. Hans, hiện là Giám đốc Viện đào tạo Quản trị gia, sẽ được tóm lược trong bốn đề mục: Chuẩn bị – Điều khiển – Lượng giá và Hướng dẫn thêm … dưới tiêu đề “Hướng Đạo và hội họp”. Để những người đang sinh hoạt trong Phong trào có thể tham khảo.

Hội họp trên mọi cấp độ: quốc tế, quốc gia hay đoàn thể (và thuộc bất kỳ lãnh vực nào) thì nội dung và phương thức điều hợp cũng đều giống nhau. Những kinh nghiệm thiết thực và cụ thể của Tiến sĩ K. Hans, người đã nhiều năm hoạt động và giảng dạy trong ngành quản trị, sẽ cho chúng ta những đề nghị, chỉ dẫn và lời khuyên đã từng được thử nghiệm nhiều lần qua các hội nghị, và đã thành công.

A. Chuẩn bị buổi họp

Chuẩn bị chu đáo là yếu tố quan trọng đem lại thành công cho một buổi họp. Thiếu chuẩn bị thì kết quả chẳng ra gì. Trái lại, nếu được chuẩn bị chu đáo, buổi họp chắc chắn sẽ thành công. Bởi thế, bạn hãy nâng cao tầm quan trọng của việc sửa soạn. Tôi đề nghị với bạn một bản hướng dẫn thứ tự cho công việc này.

1. Chủ tọa

Một nguyên tắc từ xưa: khi có từ ba người trở lên ngồi họp bàn chuyện gì với nhau, thì một trong ba người ấy phải nắm giữ vai trò điều khiển. Người điều khiển hay còn gọi là chủ tọa thường được đề cử khi bắt đầu buổi họp, như vậy người ấy sẽ không thể nắm vững nội dung, theo dõi tiến trình thảo luận và các giải pháp sẽ được áp dụng.

Người được đề cử điều khiển buổi họp (hay Đội trưởng, Đoàn trưởng làm chủ tọa) cần phải chuẩn bị nội dung buổi họp,địa điểm và giờ giấc, tiến trình thảo luận và giải pháp cho các vấn đề đưa ra thảo luận. Do vậy mà việc đề cử càng sớm càng tốt. Trong Hướng đạo có một thói quen không nhất thiết Đội trưởng hay Đoàn trưởng luôn luôn chủ tọa các buổi họp, mà có thể Đội phó họp đội, Phụ tá hay Đội trưởng nhất họp đoàn … Giao trách nhiệm là cách giáo dục và học việc hay nhất.

2. Thông báo

Bạn muốn mọi việc phải được chuẩn bị kỹ càng và các tham dự viên cũng muốn biết họ sẽ bàn gì? Bởi thế chương trình buổi họp gồm các đề mục và thời gian thảo luận, phải được viết trên “giấy trắng mực đen” và gởi tới các tham dự viên trước ngày họp càng sớm càng tốt cho họ có thì giờ suy nghĩ, chuẩn bị để khỏi mất thì giờ trong buổi họp.

Trong nhiều buổi họp người ta thường tránh các mục “linh tinh” hay “các đề mục khác” … những mục này chiếm mất nhiều thì giờ mà không cần thiết. Dĩ nhiên đôi lúc cũng có những sự việc bất ngờ cần thảo luận, thì ngay lúc khai mạc bạn đưa ra biểu quyết, xem có cần thiết đưa vào chương trình họp hay không và sẽ phải bỏ đề mục nào thay thế. Tóm lại, bạn hãy gạch bỏ trên căn bản các mục “linh tinh” trong chương trình họp.

Nội dung Chương trình: Thu – Xếp – Ước – Ghi

Thu thập đề mục cần thảo luận

Xếp đặt ưu tiên các đề mục

Ước tính thời gian cần cho từng đề mục

Ghi rõ tất cả chương trình nghị sự

3. Địa điểm

Địa điểm họp cần yên tĩnh, tắt điện thoại và những người không phận sự miễn vào … Một tiếng gõ cửa, một điện thoại reo có thể làm cho suy nghĩ bị đứt đoạn và tư tưởng ngắt quãng, phải vất vả lắm mới mang lại không khí buổi họp trở lại bình thường. Để những người bên ngoài khỏi quấy rầy, bạn nên gắn ở cửa phòng câu này: “Đang họp – Cấm vào”

Ngoài các dụng cụ cần thiết cho buổi họp như giấy bút và hình ảnh … bạn đừng quên đồng hồ, nó sẽ giúp cho bạn – người chủ tọa – và tất cả tham dự viên có thể tự kiểm soát và kiềm chế mình, không cần ai nhắc nhở, vì ai cũng thấy được “thời giờ đang trôi đến đâu rồi!”. Đồng hồ có “tác dụng tốt” nên cần đủ lớn cho mọi người cùng thấy.

4.Thời điểm

Thời gian lý tưởng cho các buổi họp từ 9-11 giờ và từ 14-16 giờ. Đó chính là thời gian người ta tập trung tốt nhất và đạt năng suất cao nhất. Buổi họp ít thành công khi được tổ chức ngay trước hoặc sau bữa ăn, vì đó là thời gian cái đầu nhường chỗ cho cái bụng làm việc.

Sau mỗi giờ họp cần phải có thời gian giải lao, bởi không ai có thể tập trung làm việc liên tục quá một giờ, vậy hãy nghỉ giải lao trước khi người ta mệt mỏi. Thời gian giải lao khoảng 10 phút, quá 10 phút thì không còn tương xứng với chữ giải lao nữa, vì sau đó khó tìm lại được những mấu chốt đã bàn qua.

5. Biên bản

Kết quả của buổi họp phải được ghi rõ trong một biên bản, do đó bạn phải đề cử người ghi chép trước khi khai mạc. Biên bản không phải là một bản tường thuật, nên chỉ cần ghi những điểm chính và những quyết định cho từng đề mục được thông qua.

Trong những kỳ họp nhiều ngày, bạn nên đề cử tham dự viên tuần tự thay phiên làm biên bản, tránh trường hợp một người phải làm việc đó liên tục một mình. Sau mỗi ngày họp, nên tóm lược lại những điểm chính. Biên bản cuối cùng nên đọc lại trước khi bế mạc kỳ họp.

Chuẩn bị tốt là đã THÀNH CÔNG một nửa …

B. Điều khiển Buổi họp

Trong phần 1 (Chuẩn bị một buổi họp) tôi đã nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của người Chủ tọa. Phần này ta sẽ đi sâu vào chi tiết những nguyên tắc mà người điều khiển cần phải tuân thủ.

1. Khai mạc

Trước hết, với cương vị chủ tọa, bạn hãy khai mạc buổi họp đúng giờ, bất kể có bao nhiêu người hiện diện. Vì nếu để những người đúng giờ bị phạt ngồi đợi người không đúng giờ, thì những kẻ đến trễ này sẽ tiếp tục đến trễ vào những buổi họp tới. Đúng là vòng luẩn quẩn khó chịu. Những kẻ đến trễ thường vì lơ là không quan tâm hay cố tình đến trễ cho ra vẻ mình lúc nào cũng bận rộn.

Bởi thế, bằng bất cứ giá nào, bạn cũng phải khai mạc đúng giờ. Trường hợp các tham dự viên chưa đầy đủ, bạn có thể mở đầu bằng một câu chuyện thời sự, một tin tức mới nhất trong nội bộ khoảng chừng 5 phút, câu chuyện hoàn toàn không dính líu gì đến những đề mục trong cuộc họp, và trong suốt buổi họp cũng không nhắc lại những chuyện ấy. Đây là thời gian lấy trớn, gián tiếp chờ đợi và cũng là một cách cảnh cáo những người đến trễ.

Giải pháp cứng rắn hơn, kẻ nào đến trễ vào lúc một đề mục đang được thảo luận, người đó bị cấm phát biểu, không được có ý kiến và cũng không được tham gia biểu quyết vấn đề đó. Tại nhiều cơ sở có các buổi họp định kỳ, người ta áp dụng cả đến phương pháp “phạt tiền”. Người đến trễ phải nộp phạt 5 hay 10 đồng, số tiền phạt thu được sẽ do toàn thể tùy ý sử dụng. Nhiều nơi thành công đến nỗi cả năm chẳng thu được đồng nào.

2. Mở đầu

Là chủ tọa, bạn không nên đi ngay vào đề tài, mà nên dùng ít phút đầu để khởi động không khí buổi họp. Ai cũng cần có thời gian … lấy trớn. Cũng như khi nhảy xa nếu bạn đứng tại chỗ mà nhảy thì chẳng xa được bao nhiêu. Khoảng lấy trớn này cốt để các tham dự viên làm quen với nhau,

Trong phần khai mạc, bạn cần xác định rõ là buổi họp chỉ thảo luận quanh các ý kiến và đề nghị liên quan đến đề tài mà thôi, hay phải biểu quyết đưa ra quyết định chung cho từng đề mục. Nhờ vậy các tham dự viên mới biết mình sẽ phải đi con đường nào và đi tớiđâu?

3. Điều hợp

Khi một buổi họp không đạt được kết quả tốt đẹp hay không thành công, lỗi hầu hết là do người chủ tọa. Hoặc người đó không chuẩn bị kỹ, hoặc ông ta không đủ khả năng điều hợp. Vậy, nếu bạn là người chủ tọa, nên tuân thủ năm nguyên tắc và những gợi ý dưới đây, để cho buổi họp có được kết quả tốt nhất trong thời gian ngắn nhất.

a) Lắng nghe người khác

Chăm chú nghe người khác nói, thích thú với những ý kiến của họ, chính là phương cách tạo thiện cảm, và là nghệ thuật“ chiếm lòng người không cần lời nói”. Đối với bạn là người chủ tọa, thì sự chú ý lắng nghe người khác lại càng quan trọng hơn nhiều.

Dĩ nhiên là chủ tọa thì bạn cũng cùng thảo luận với các tham dự viên, bạn cũng phát biểu những ý kiến riêng. Nhưng bạn không bao giờ phát biểu ý kiến đầu tiên, và không ý kiến quá 20% so với các tham dự viên khác, nếu không thì bạn đang cố tình lôi kéo các tham dự viên đi theo ý mình.

Thí dụ dễ hiểu hơn: bạn là một nhạc trưởng của ban nhạc đại hòa tấu, bạn có quyển quyết định cho một nhạc công chơi lúc nào và bao lâu. Nhưng, bỗng nhiên bạn nhảy đại xuống sàn chơi, chớp lấy cây đàn rồi mặc sức gảy.

b) Đặt câu hỏi đúng cách

Với tư cách chủ tọa, khi bạn đặt câu hỏi mà các tham dự viên nín thinh, thì chắc chắn là bạn đã đặt câu hỏi không đúng chỗ,đúng lúc … Theo triết gia Socrates: câu hỏi chính là phương thức tao nhã để hướng dẫn toàn bộ một cuộc nói chuyện. Bạn có thể dùng câu hỏi để lái câu chuyện theo ý mình một cách nhẹ nhàng, thoải mái.

Kỹ thuật đặt câu hỏi là “dụng cụ” của nhiều lãnh vực khác nhau: khoa sư phạm, tâm lý, thương thuyết, buôn bán và cả y tế nữa. Vậy nhất định bạn phải học cách đặt câu hỏi. Tôi đề nghị với bạn bốn loại câu hỏi được dùng trong các buổi họp:

– Câu hỏi mở: chủ tọa thường dùng để mở đầu cuộc thảo luận hay khi chuyển sang đề tài mới. Thí dụ: Xin quý vị cho biết ý kiến … hoặc: Liệu chúng ta còn giải pháp nào nữa không ? Những câu hỏi mở cần được sử dụng càng nhiều càng tốt, tạo dịp cho các tham dự viên nhập cuộc thảo luận. giúp bạn nhanh chóng giải quyết được nhiều vấn đề. Và đặc biệt với loại câu hỏi này, bạn có thể lôi kéo được các thành viên ít phát biểu hay ngại đưa ra ý kiến riêng.

– Câu hỏi đóng: người được hỏi thường chỉ có thể trả lời “Có” hay “Không” hoặc chỉ có thể trả lời được một câu ngắn rồi chấm dứt. Thí dụ: Anh cũng nghĩ như vậy chứ ? hoặc: Đây có phải ý kiến cuối cùng của anh không ? Tuy nhiên, không nên xử dụng nhiều vì nó giống như một cuộc tra vấn, gây bất mãn cho các tham dự viên và làm tê liệt cuộc thảo luận. Bạn chỉ nên sử dụng khi cần làm sáng tỏ một vấn đề hoặc lấy biểu quyết cho một chuyện gì đó.

– Câu hỏi dẫn dụ: là câu hỏi lôi kéo người khác đi theo mình, cố tình dẫn người khác tới câu trả lời mà mình muốn. Thí dụ: Hẳn qúy vị cũng đồng ý với tôi là … hoặc: Chúng ta có thể chấm dứt đề mục này được chứ ? Những câu hỏi loại này là hành vi áp đặt trá hình. Bởi thế, bạn nên sử dụng nó một cách hết sức thận trọng, chỉ khi nào thực sự cần thiết như cần cắt đứt những ý kiến dông dài hay chấm dứt buổi họp.

– Câu hỏi dây chuyền: là câu hỏi được lồng vào một chuỗi những câu hỏi, và các tham dự viên sẽ chỉ quan tâm đến câu hỏi mà chủ tọa muốn bàn. Thí dụ: Giờ thì chúng ta đi sâu vào từng vấn đề, bắt đầu từ câu hỏi thứ nhất, yêu cầu quý vị cho ý kiến … hoặc: Liệu chúng ta có thể bắt đầu thảo luận từ điểm cuối cùng là vấn đề … Trái với câu hỏi dẫn dụ là áp đặt câu trả lời mình muốn, câu hỏi dây chuyền dồn tham dự viên vào việc trả lời câu hỏi mình muốn.

c) Gạt bỏ những gì ngoài đề tài

Là một người chủ tọa, bạn phải biết gạt bỏ ngay những gì không nằm trong đề mục thảo luận, nếu không muốn cuộc thảo luận kéo dài và không đi đến một quyết định nào cả. Mỗi đề mục thảo luận hoặc một câu hỏi đặt ra cần phải có câu trả lời rốt ráo.

Một ý kiến ra ngoài đề, bạn cần chấm dứt khéo léo như: Đây là một ý kiến hay và chúng ta sẽ bàn đến trong một dịp khác … hoặc: Chúng ta hãy tạm gác đề tài này qua một bên, vì hôm nay chúng ta không có nhiều thì giờ. Đó là cách gạt bỏ những gì không nằm trong đề mục thảo luận, mà người có ý kiến lạc đề cũng hài lòng vì được chủ tọa quan tâm.

Nhiệm vụ của chủ tọa là phải giữ cho buổi họp đi sát chương trình và đạt được kết quả. Chính vì thế nên bạn có quyền và có nhiệm vụ quyết định mọi việc trong khuôn khổ một buổi họp.

d) Tóm tắt những gì đã thảo luận

Buổi họp cũng giống như một bài luận văn, gồm Nhập đề, Thân bài và Kết luận. Trên căn bản, kết là phần tóm tắt những gì đãđược nhắc đến trong phần trước. Phần kết của buổi họp người ta gọi là biên bản. Nhưng trong suốt buổi họp thỉnh thoảng người chủ tọa nên tóm tắt những gì đã thảo luận, để các tham dự viên nắm vững và không lặp lại.

Trong những buổi họp có nhiều đề mục, bạn nên tóm tắt khi một vấn đề được thảo luận xong, để mọi người bước sang đề mục mới, hoặc tóm tắt sau một thời gian thảo luận nhất định. Điều này giúp cho các tham dự viên dễ tập trung vào từng đề tài thảo luận, theo dõi được tiến trình buổi họp và đặc biệt giúp cho người ghi biên bản được dễ dàng.

e) Nhắc lại những điều đã đúc kết

Trong buổi họp, chủ tọa nên nhắc lại những điều đã được đúc kết, giúp cho các tham dự viên có cái nhìn bao quát về buổi họp và những giai đoạn đã đi qua. Giống như xây dựng một cây cầu, ta cần kiểm tra lại những cột trụ giữa dòng sau mỗi nhịp.

Bạn cũng có thể nhắc lại những điều đã đúc kết khi cuộc thảo luận trượt ra khỏi vấn đề chính, khi cuộc tranh cãi kéo dài hay không khí của buổi họp bắt đầu ngột ngạt … Nhờ việc nhắc lại này, các tham dự viên nắm được kết quả đã đạt được, lấy lại cảm hứng cho buổi họp và trở lại những điểm chính yếu của cuộc thảo luận.

Tóm lại:

Là người chủ tọa, bạn phải tuân thủ năm nguyên tắc căn bản nêu trên, các nguyên tắc này áp dụng cho mọi cuộc hội họp, hội thảo hay thảo luận và trong mọi lãnh vực. Điều cốt yếu là bạn cố gắng áp dụng chúng thường xuyên, chắc chắn bạn sẽ thấy kết quả cho nỗ lực của mình.

Trưởng Trần Điền có tật nói lắp và hơi dè dặt, nhưng nhờ thường xuyên điều khiển các buổi họp, nên đã trở thành một Thượng nghị sĩ nổi tiếng hùng biện. Tên rừng của Trưởng là Gà Hùng Biện.

⚜️

Năm nguyên tắc căn bản

Lắng nghe người khác

Đặt câu hỏi đúng cách

Gạt bỏ những gì ngoài đề tài

Tóm tắt những gì đã thảo luận

Nhắc lại những điều đã đúc kết

Bùi Năng Phán , Cáo Lãng Tử